Revista Conectividad
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Análisis de la incidencia de los parámetros del modelo de cálculo del
Retorno de la Inversión en proyectos de automatización de procesos de
negocios con aplicación de la tecnología RPA
Analysis of the effect of the parameters within the model for the estimation of the Return
on Investment for business process automation projects with the application of RPA
technology
Juan Carlos González Gusev1
1 G2 AI Ecuador, jcgonzalezgusev@outlook.com
Autor para correspondencia: jcgonzalezgusev@outlook.com
Fecha de recepción: 2020.09.18 Fecha de aceptación: 2020.12.11
Fecha de publicación: 2021.01.12
RESUMEN
La aceleración de la estrategia de transformación digital de las compañías a nivel global y el
incremento de las capacidades de automatización de los procesos de negocios, exigen el
desarrollo de nuevos mecanismos que permitan incrementar la efectividad y la optimización
en la automatización de los procesos de negocios. La tecnología RPA, una de las más
utilizadas por sus características de aplicación, alcance y flexibilidad, ha acelerado de forma
significativa la eficiencia en la automatización y se convierte en uno de los principales
mecanismos de aplicación en proyectos que involucran periodos cortos de tiempo. Es preciso,
de esta forma, enfocarse en la búsqueda de mecanismos de optimización de los efectos que
este tipo de tecnologías permiten alcanzar a las compañías. En el presente estudio se propone
un modelo que incluye las principales variables del ciclo de vida de las soluciones RPA, que
permite realizar el cálculo del retorno de la inversión, considerando las variantes que pueden
presentarse durante el desarrollo y la aplicación de los proyectos de automatización. El
modelo permite, además, establecer los criterios para la maximización del efecto de la
aplicación de estos, a considerar en las etapas iniciales de levantamiento y diseño de la
solución de robotización.
Palabras clave: RPA, automatización de procesos, robotización, retorno de la inversión,
ROI.
ABSTRACT
The continuous acceleration of digital transformation strategies of companies globally and
the increase in the wide scale business process automation capabilities require the
development of new mechanisms that increase the efficiency and the optimization of
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automation. The RPA technology, as one of the most widely used due to its application
characteristics, scope and flexibility, has significantly accelerated the efficiency of
automation and has become one of the main technologies for short time projects. Therefore,
it became important to focus on the search of new ways to optimize the effects that this type
of technology allows companies to achieve. In the present study is proposed a model that
involves the main variables taking part in the life cycle of RPA solutions, that allows
calculating the return on investment considering the variations during the development and
application of the automation solutions. The model also allows establishing the criteria to
maximize the effect of the automation projects to be considered in the initial stages of
analysis and design for the robotization.
Key words: RPA, process automation, robotization, return of investment, ROI.
INTRODUCCIÓN
Los mecanismos de automatización de los procesos de negocios mediante la aplicación de
nuevas herramientas tecnológicas adquieren en la actualidad una mayor importancia en la
planificación y la estrategia de crecimiento en medianas y grandes empresas a nivel mundial.
La Automatización Inteligente, conocida también como hiperautomatización, es un concepto
de la nueva generación en automatización, con base en programas informáticos que combinan
métodos y tecnologías para la ejecución automática de los procesos de negocios sin la
intervención del operador humano [1].
Como parte de esta tendencia ‘agresiva’ de automatización de los procesos de negocios, una
revolucionaria tecnología ha tomado la posta para convertirse en un referente y líder de la
automatización a nivel mundial. La Automatización Robótica de Procesos (RPA, del inglés
Robotic Process Automation) es una tecnología que permite a los empleados de una compañía
configurar programas de software (robots) para la captura e interpretación de las interfaces
gráficas de las aplicaciones corporativas, con el fin de procesar transacciones que forman un
proceso de negocios, ejecutar tareas de manipulación de datos, subprocesos y comunicación
(integración) con otros sistemas digitales [2].
La tecnología RPA es el producto de la evolución tecnológica que abarca conceptos como la
inteligencia artificial, los sistemas expertos, los métodos de procesamiento y pruebas de
componentes de software [3], al igual que innovadoras técnicas de reconocimiento de
interfaces gráficas y de comunicación con los sistemas integrados en el proceso de
automatización. Se trata de una tecnología de programación visual de fácil configuración, un
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software no invasivo que integra las diferentes aplicaciones corporativas sin modificarlas, sin
necesidad de crear o cambiar los complejos sistemas corporativos, bajo una robusta
plataforma de automatización que se adapta a las políticas y requerimientos en términos de
seguridad, escalabilidad, auditoría, control, mantenimiento y flexibilidad.
La automatización robótica tiene diversas áreas de aplicación, aunque su utilización destaca
de forma específica en el campo financiero (en especial, la banca) y en la tercerización de los
procesos de negocios (BPO, del inglés Business Process Outsourcing) [4]. En cuanto a la
automatización del sector financiero - bancario, destacan los procesos de reconciliación y
cruce transaccional, los procesos de operaciones financieras comerciales e interbancarias,
reportería, análisis de la elegibilidad de clientes y servicios, calificación crediticia, detección
y combate a fraudes [5].
La tecnología RPA es considerada como un importante mecanismo para la automatización
de procesos de negocios, en el que robots de software ejecutan las tareas de forma automática.
En efecto, se trata de una estrategia de optimización y administración orientada a los procesos
de naturaleza multidisciplinaria, pues involucra diferentes perfiles corporativos, desde
expertos en la ejecución y el levantamiento de los procesos, los analistas de negocios, los
arquitectos de soluciones y los desarrolladores informáticos [6]. Estos roles juegan un papel
significativo durante las diferentes etapas del Ciclo de Vida de las soluciones RPA, entre las
que se destacan la Fase de Análisis (levantamiento), Fase de Avanzada (arquitectura), Fase
de Construcción (desarrollo y pruebas), Fase de Operación y Mantenimiento, y Fase de
Evaluación del Desempeño.
Desde el punto de vista de operación e integración, RPA trabaja en tres principales frentes
de acción: la capa de presentación hacia los sistemas integrados, el mecanismo de análisis de
la lógica y reglas de negocios, y una capa de acceso a datos estructurados (bases de datos,
archivos, repositorios) [7].
Se considera que un robot de software puede realizar el trabajo de entre dos y cinco
operadores humanos a tiempo completo (2 a 5 FTE) [3], pero existen ejemplos donde se
obtienen resultados mucho más efectivos, en función del tipo y lógica del proceso de
negocios. La optimización que otorga el proceso robotizado con RPA no se da únicamente
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en la velocidad de ejecución por parte del robot, sino en una disminución de los pasos de
ejecución (optimización del flujo), una optimización en el número de reprocesos de las
transacciones y la distribución de la ejecución transaccional, al aplicar la habilidad de
ejecución paralela del proceso por varios robots [8].
Gran parte de los proyectos de automatización mediante robotización convierten a las
soluciones en medidas temporales, mientras la organización defina una estrategia de mediano
y largo plazo respecto al sistema principal a integrar. En otros casos, el RPA forma parte de
una capacidad estratégica a largo plazo, como un servicio interno, estandarizado y
delimitado, que es prestado por el Centro de Excelencia en Automatización de la
organización [5].
En ambos casos, la importancia de maximizar el efecto de la automatización y efectivizar los
tiempos de entrega de los productos implícitos se torna fundamental desde la etapa de diseño
y planificación del proyecto. En este sentido, es importante emplear los indicadores de
gestión y análisis de las fases del ciclo de vida de los proyectos RPA.
Una de las principales métricas, utilizadas para el cálculo probabilístico del retorno del
capital invertido en un proyecto en general, es el ROI (del inglés, Return Of Investment),
indicador que mide la proporción de la ganancia o pérdida de una inversión, respecto al costo
del proyecto [9]. De manera general, el cálculo del ROI se define como la relación porcentual
entre el retorno de la inversión y el costo de la inversión:
(1)
El objetivo de los proyectos de automatización mediante RPA, como cualquier proyecto
corporativo, es parametrizar y minimizar el tiempo de ejecución, y obtener el mayor ROI
efectivo. Un correcto seguimiento y un procedimiento claro en el cálculo del ROI y su
aplicación efectiva en los proyectos de RPA, aportan más allá que una ventaja cuantitativa
reflejada en un considerable retorno financiero, pues ayuda a optimizar el costo operativo,
permite reducir el tiempo en la fase de desarrollo, incrementar la calidad del producto de
automatización, disminuir penalidades y mejorar la experiencia del usuario final [10].
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Un estudio realizado por Deloitte en 2017 [11] determinó que un 40 % de las empresas
sienten que el retorno de la inversión estimado en el inicio del proyecto no llenó sus
expectativas y los objetivos propuestos. Esta consideración refleja la importancia de
parametrizar, definir y aplicar un correcto procedimiento del cálculo del ROI dentro de los
proyectos de automatización con RPA.
Para la definición de una fórmula de cálculo de esta métrica, varios autores sugieren
considerar aspectos similares a los analizado en la selección de un proceso de negocios para
el RPA, esto es, la carga operativa del proceso, su dificultad en la automatización definida
por reglas concretas, el porcentaje de reprocesos y la utilización de datos estructurados [12].
Una fórmula básica para el cálculo del ROI debe considerar los gastos corporativos por los
salarios en la ejecución rutinaria del proceso por parte del operador humano, frente al costo
de la adopción de la tecnología RPA en el mismo proceso. Se deben considerar los costos de
implementación de gobernanza e infraestructura al implementar nuevos recursos (hardware
y software), además de los costos de mantenimiento de la nueva solución tecnológica con
RPA [13].
Según UiPath, cuatro son las categorías primordiales en el cálculo del ROI en un proyecto
RPA: el costo de la herramienta de automatización, el costo de infraestructura, el costo de
desarrollo, y el costo de la operación y mantenimiento [14]. Para Automation Anywhere [15],
en el cálculo de esta métrica intervienen los costos de la herramienta de RPA (licencias,
suscripciones y mantenimientos) y los costos de infraestructura y desarrollo de la solución
(salarios de desarrolladores, analistas de negocio, usuarios, especialistas de rediseño del
proceso y mantenimiento).
Dentro del cálculo del retorno de la inversión es fácil cuantificar el valor de retorno por el
efecto ocupacional de la carga operativa manual (FTE traducido en dinero). Sin embargo,
existe un retorno intangible de la inversión, reflejado en una mejor percepción de los
colaboradores por el incremento de valor de su trabajo luego de la automatización o la
disminución de los errores, reflejado en un notable incremento de la calidad del proceso.
Estos factores incluyen características especiales, como la factibilidad tecnológica, la
validación cualitativa y cuantitativa del proyecto, y los riesgos regulatorios corporativos [16].
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Esto nos lleva a considerar que para una correcta cuantificación de la calidad del RPA en el
cálculo del ROI durante la fase inicial del proyecto, se deberían considerar aspectos
cualitativos, como el porcentaje de errores del proceso manual y los reprocesos estimados
por los stakeholders (la ‘parte interesada’) en la fase de levantamiento del proceso.
MARCO TEÓRICO
El presente estudio se enfoca en dos principales objetivos. En primer lugar, pretende definir
una fórmula para un adecuado cálculo del retorno de la inversión en proyectos de
automatización con RPA. El reto consiste en aplicar el concepto básico del ROI de forma
general e involucrar las consideraciones específicas que caracterizan las soluciones de este
tipo de automatización, reflejadas en el análisis realizado.
El segundo objetivo del estudio consiste en analizar la correlación de los parámetros
implícitos en el cálculo definido del ROI bajo el modelo propuesto, con el fin de destacar los
criterios que deben ser aplicados en la decisión de los procesos de automatización en la fase
de levantamiento.
Es importante señalar, que el presente estudio considera únicamente los parámetros tangibles
de retorno monetario en un ROI anualizado y no considera los parámetros subjetivos de
percepción de la calidad o mejora en la agregación de valor tras la automatización.
Con el fin de cumplir el primer objetivo de estudio, es necesario definir los roles que
intervienen en los conceptos de retorno y costos que aportarán al cálculo de la fórmula
general del ROI RPA (1). Desde el punto de vista de retorno de la inversión, se consideran
los parámetros técnico-económicos obtenidos del ahorro en horas liberadas del proceso
automatizado por la disminución de la carga operativa del(los) operador(es) humanos, esto
es:
• Salario de operador humano ($Oph): valor bruto mensual, en dólares estadounidenses.
Para al cálculo salarial anualizado se considera además un factor de incremento del 40
%, con el fin de incluir los beneficios de ley en forma general.
• Porcentaje de reprocesos (%Rpr): cuantificación del porcentaje de error o reprocesos en
la operación manual, reflejado en valor porcentual.
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• Valor de efecto operativo (valorFTE): se calcula como la relación del tiempo de trabajo
efectivo anual empleado por el operador humano dentro del proceso, sobre el total de
horas laborales anuales de un empleado.
Por su lado, el cálculo del costo de implementación de un proyecto RPA debe considerar los
valores generados por la adquisición de licencias e infraestructura, sumado a los costos
generados por los integrantes del Centro de Excelencia de RPA [17, 18, 19], en manos de
roles específicos de ejecución del ciclo de vida RPA, como el Desarrollador RPA, el
Arquitecto RPA, el Asegurador de la Calidad RPA, el Analista de Procesos RPA. Se
consideran, además, roles adicionales que en menor valor (pero no menos importante),
aportan dentro de las etapas del proyecto de automatización, desde el punto de vista técnico,
como de negocios y soporte operacional. De esta forma, se definen los parámetros:
• Salario Desarrollador RPA ($Dev), Salario Arquitecto RPA ($Arq), Salario Asegurador
de la Calidad RPA ($QA), Salario Analista de Procesos RPA ($Anl), Salario
Especialistas RPA ($Esp): valor bruto mensual, en dólares estadounidenses. Para al
cálculo salarial anualizado se considera además un factor de incremento del 40 %, con el
fin de incluir los beneficios de ley en forma general. El valor del costo por salarios de los
miembros del CoE está atado al tiempo efectivo de trabajo en horas en el proyecto de
automatización (horasDev, horasArq, horasQA, horasAnl, horasEsp).
• Costo licencias RPA ($Lic): valor bruto anual, en dólares estadounidenses. En el cálculo
se considera el Factor de Compartición (Cmp) de la licencia del proceso automatizado,
esto es, la cantidad de procesos ejecutados con una sola licencia RPA (así por ejemplo,
una licencia para un solo proceso - Cmp = 1, una licencia para dos procesos - Cmp = 0.5,
una licencia para tres procesos - Cmp = 0.33). La razón de esta consideración es que si
varios procesos comparten operativamente una licencia de RPA, también deben
compartir el costo de esta. Se considera además un factor de 1.12 por concepto de
impuestos.
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• Costo infraestructura RPA ($Inf): valor bruto anual, en dólares estadounidenses. Refleja
el costo por infraestructura (servidores físicos o virtuales) donde operará la solución
automatizada. Se considera además un factor de 1.12 por concepto de impuestos.
• Costo licenciamiento variable ($LcV): valor bruto anual, en dólares estadounidenses.
Parámetro que considera los costos por licencias de software del proceso que deben ser
instaladas en los servidores para asegurar el cumplimiento de las tareas automatizadas.
Se considera además un factor de 1.12 por concepto de impuestos.
Definidos los parámetros implícitos en el cálculo del ROI RPA, se plantea el cálculo de este
indicador, reflejado en la fórmula (1). Tanto el cálculo del retorno de la inversión, como los
costos se consideran anualizados.
[USD $] (2)
(3)
MATERIALES Y MÉTODOS
Una vez parametrizado el problema de cálculo del ROI RPA se considera definido el modelo
analítico reflejado en las fórmulas (1), (2) y (3). Con el fin de analizar el comportamiento del
modelo propuesto, se elabora un programa de software para la simulación de sus parámetros
integrales y los resultados del cálculo del ROI, con el fin de demostrar los objetivos
planteados.
Para ello, se utiliza un programa elaborado en la versión 3.8.3 de Python, que realiza una
variación aleatoria entre los límites establecidos en la Tabla 1 de los parámetros del modelo
propuesto.
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Tabla 1. Límites de la variación de los parámetros del modelo de cálculo de ROI RPA
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El modelo definido fue ejecutado bajo una simulación de 2 000 pruebas de cálculo del ROI
RPA. Los resultados de la simulación efectuada fueron analizados respecto al ROI obtenido
y los efectos de correlación de los parámetros involucrados, con el fin de demostrar el aporte
de estos a los valores calculados.
Considerando las características propias de los proyectos RPA, su enfoque y duración media
de los proyectos en ambientes empresariales modernos, se parte de la premisa que el ROI
debería ser al menos del 100 % en el primer año de operación. Esto permitiría a las compañías
Parámetro
Unidad
Tipo
Límite
inferior
Límite
superior
$Oph
USD $
Aleatorio
1 000
2 500
%Rpr
Porcentual
Discreto
0.02, 0.03, 0.05
valorFTE
Adim
Aleatorio
0
4
$Dev, $Anl,
$Esp
USD $
Aleatorio
1 500
3 000
$Arq, $QA
USD $
Aleatorio
2 000
3 500
horasDev
Horas
Aleatorio
80
360
horasArq
Horas
Aleatorio
20
150
horasQA
Horas
Aleatorio
20
150
horasAnl
Horas
Aleatorio
10
50
horasEsp
Horas
Aleatorio
20
70
$Lic
USD $
Fijo
10 000
Cmp
Porcentual
Discreto
0.25, 0.33, 0.5, 1
$Inf
USD $
Aleatorio
500
2 000
$LcV
USD $
Aleatorio
0
1 000
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manejar de forma eficiente los recursos internos y trabajar en un plan de optimización e
incremento del ROI en forma gradual.
La simulación efectuada en el presente estudio demostró que bajo los parámetros de
variabilidad definidos en la Tabla 1, en un 83.8 % de los casos, el ROI anualizado llega a un
valor mínimo del 100 %, algo que demuestra que tanto los parámetros del modelo como las
ventanas de variación escogidas (adaptadas a proyectos reales), confirman una aceptable
probabilidad de alcanzar los objetivos corporativos de los proyectos RPA.
En la Figura 1 se observa la distribución del ROI calculado en la simulación y la densidad de
la distribución de los 2 000 casos calculados bajo los parámetros reflejados en la Tabla 1.
Como se observa en la figura, la mayor concentración de los resultados del modelo recae en
la ventana del 0.5 % al 500 % de ROI del primer año de operación. La distribución objetivo
se ubica para un 83.8 % de los casos con un ROI superior al 100 %.
Fig. 1 Distribución de ROI simulado
La correlación de los parámetros del modelo para el cálculo del ROI RPA se muestra en la
Figura 2. Los valores de mayor dependencia se muestran con un color más oscuro. Se observa
que la mayor correlación del ROI se da con el parámetro valor FTE, con un 0.91.
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Fig. 2. Correlación de los parámetros del modelo de cálculo del ROI.
Esto demuestra que, bajo el modelo propuesto, la variación de los parámetros implícitos no
afecta de forma significativa al retorno de la inversión del proyecto, como sí lo hace el
parámetro del efecto de la automatización expresado en FTEs.
Fig. 3. Incidencia del FTE en el ROI bajo variación de escalas salariales del equipo técnico
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El incremento del FTE tiene una incidencia directa en el cálculo del retorno de la inversión
aún con variaciones de los niveles de otros parámetros que intervienen en el cálculo del ROI,
como los salarios de los miembros del equipo técnico. La incidencia del FTE sobre el ROI
no varía de forma significativa cuando los valores salariales se encuentran en el nivel bajo de
la escala propuesta (menor a la media de los niveles reflejados en la Tabla 1) frente a los
valores superiores de la misma escala, incluso cuando todos los miembros del equipo técnico
se encuentran conjuntamente en los niveles salariales bajos o altos (Figura 3). Tampoco se
observa una mayor variación de la incidencia FTE - ROI para la categorización (baja y alta)
de los tiempos de ejecución del proyecto (Figura 4).
Fig. 4. Incidencia del FTE en el ROI bajo variación de escalas de tiempo del proyecto RPA.
Un efecto parecido se refleja para las variaciones de las escalas de los costos de
infraestructura y licencias adicionales, la incidencia de estos es poco significativa en la
relación de los parámetros FTE y ROI (Figura 5).
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Fig. 5. Incidencia del FTE en el ROI bajo variación de escalas de los costos de infraestructura y licencias
adicionales anuales
Sin embargo, una incidencia más significativa se observa en la variación del parámetro de
compartición de licencias en un mismo servidor, algo esperado, debido a que este parámetro
influye en una disminución del costo de la licencia de RPA (y por ende, del proyecto en sí),
como muestra la Figura 6.
Fig. 6. Incidencia del FTE en el ROI bajo variación de la compartición de licencias de RPA en un mismo
servidor
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Los gráficos 4 a 6, así como los datos de las simulaciones realizadas, muestran además que
la elección del parámetro principal (efecto de la automatización - FTE) por encima de los
valores definidos, podrían asegurar un ROI determinado que puede ser considerado dentro
de la estrategia de automatización de las empresas.
De esta forma, un ROI del 100 % podría ser asegurado bajo el modelo propuesto con procesos
de al menos un FTE igual a 1, según el modelo de cálculo y los actores de los proyectos
planteados. El modelo demostró que para los 2 000 casos analizados, un valor de FTE
superior a 1, incrementa al 99.66 % la probabilidad de obtener un ROI de 100 % o mayor en
el primer año de operación del proyecto. Por el contrario, para valores de FTE inferiores a 1,
la probabilidad de obtener un retorno de la inversión de al menos el 100 % disminuye al
40.3%.
CONCLUSIONES
La aplicación de la tecnología RPA en la automatización de los procesos de negocios amerita
una propuesta de modelos técnicos definidos que permitan manejar proyectos con resultados
claves definidos desde la etapa de diseño. Esto implica la aplicación de técnicas de cálculo
del parámetro de retorno de la inversión (ROI) que abarquen de mejor forma los parámetros
implícitos en las fases de levantamiento, desarrollo e implementación del proyecto RPA.
En el presente estudio se ha definido un modelo de cálculo del ROI RPA que incluye el
criterio de la definición generalizada del parámetro y las características propias de los
proyectos, que incluyen la incidencia de los diferentes actores del equipo dueño del proceso
de negocios, y del equipo técnico del Centro de Excelencia RPA (CoE). Se han definido
varios parámetros específicos a considerar en el cálculo del ROI anualizado, además de la
opción de considerar y analizar su conveniencia según la definición estratégica de
automatización del CoE.
Un aporte complementario del presente estudio ha sido la determinación de los parámetros
principales que deben ser priorizados en la etapa de análisis y levantamiento del proceso a
robotizar. Se ha demostrado que el parámetro más influyente para maximizar el retorno de la
inversión es el valor del efecto o carga operativa del operador humano expresado en FTEs,
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que corresponde al equivalente a tiempo completo o número de horas trabajadas por el
operador humano en el periodo anualizado.
La simulación de 2 000 casos de proyectos de automatización RPA bajo el modelo propuesto
demostró una probabilidad del 83.8 % de obtener un ROI equivalente al 100 % de la inversión
en el primer año de operación del proyecto, para un rango de FTE mayor a 0 y menor a 4. La
elección de un FTE de 1 o mayor asegura en un 99.66% el objetivo planteado en alcanzar un
ROI igual o superior al 100% en el primer año de operación, mientras que un FTE menor a
1 disminuye esta probabilidad al 40.3%.
De la misma forma, se ha demostrado que una variación de los demás parámetros del modelo
no deriva en una variación significativa en la relación FTE - ROI, excepto el valor de la
compartición de la licencia de RPA en un mismo servidor, que de forma leve influye en esta
relación en la medida en que se comparte la licencia.
El estudio pretende definir una fórmula a ser utilizada en diferentes proyectos de
automatización con características generales y las distintas capacidades técnicas y de
negocios de las empresas, pues considera los parámetros teóricos y propios de los proyectos
de automatización con aplicación de la tecnología robótica de procesos.
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INTERNATIONAL JOURNAL OF ENGINEERING RESEARCH & TECHNOLOGY
(IJERT) Volume 10, Issue 05. SSRN: 3858398.
[17] Who Belongs On Your COE Team? Sharon Liu, Automation Anywhere. Obtenida en:
Revista Conectividad
Enero-junio 2021 ISSN:2806-5875
pp. 10 - 26 Correo: revista@ister.edu.ec
Volumen 2, Número 1
Revista Semestral del Instituto Tecnológico Universitario Rumiñahui 26
https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/who-belongs-
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[18] Build your Center of Excellence. UiPath. Obtenido en:
https://www.uipath.com/rpa/center-of-excellence.
[19] Creating an RPA Center of Excellence. Verint Systems. 2019. Obtenido en:
https://www.verint.com/wp-content/uploads/Creating-an-RPA-Center-of-
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